En tant que secrétaire, la rédaction de comptes rendus de réunion est l’une des tâches essentielles de votre rôle. Ces documents jouent un rôle crucial dans la documentation des discussions importantes au sein de l’entreprise, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées et le suivi des actions à entreprendre. Dans cet article, nous allons explorer comment rédiger des comptes rendus de réunion clairs et complets en utilisant des techniques de prise de notes efficaces.
Les étapes clés de la rédaction des comptes rendus
1. Préparation avant la réunion :
La première étape pour rédiger un compte rendu de réunion efficace commence avant même que la réunion ne commence. Voici ce que vous pouvez faire pour vous préparer :
- Familiarisez-vous avec l’ordre du jour : Avant la réunion, prenez le temps de lire l’ordre du jour pour comprendre les sujets qui seront abordés. Cela vous aidera à vous concentrer sur les points clés.
- Préparez votre matériel : Assurez-vous d’avoir tout le matériel nécessaire à portée de main, comme des stylos, du papier et un ordinateur si vous prenez des notes électroniques.
2. Utilisez des techniques de prise de notes efficaces :
Pendant la réunion, la prise de notes efficace est cruciale pour capturer les informations importantes. Voici quelques techniques utiles :
- Soyez concis : Ne notez que les points essentiels. Évitez de transcrire chaque mot prononcé. Concentrez-vous sur les décisions prises, les actions à entreprendre et les informations clés.
- Utilisez des abréviations et des symboles : Développez un ensemble d’abréviations et de symboles personnels pour gagner du temps tout en prenant des notes. Par exemple, utilisez « A » pour action, « D » pour décision, ou « -> » pour indiquer un suivi.
- Organisez vos notes : Créez une structure claire pour vos notes en utilisant des puces, des numéros ou des titres. Cela facilitera la rédaction ultérieure du compte rendu.
3. Écoutez attentivement :
L’écoute active est une compétence essentielle pour rédiger un compte rendu de réunion complet. Assurez-vous de suivre attentivement les discussions, de poser des questions en cas de besoin et de demander des clarifications lorsque quelque chose n’est pas clair. N’oubliez pas de noter les noms des personnes qui interviennent pour attribuer correctement les commentaires.
4. Rédigez le compte rendu immédiatement après la réunion :
Il est préférable de rédiger le compte rendu dès que possible après la réunion, lorsque les informations sont encore fraîches dans votre esprit. Voici quelques étapes à suivre lors de la rédaction :
- Commencez par un en-tête : Incluez les informations de base, telles que la date de la réunion, l’heure, le lieu et les participants.
- Structurez le compte rendu : Utilisez la structure que vous avez créée lors de la prise de notes pour organiser le contenu de manière logique. Commencez par un résumé des points clés discutés.
- Détaillez les discussions : Rédigez les détails des discussions, en utilisant un langage clair et simple. Évitez le jargon technique qui pourrait ne pas être compris par tous.
- Mentionnez les décisions prises : Identifiez clairement les décisions prises au cours de la réunion, ainsi que les personnes responsables de leur mise en œuvre.
Nos formations sur mesure en rédaction des comptes rendus
Pour perfectionner vos compétences en rédaction de comptes rendus de réunion et en gestion de l’information, nous proposons des formations sur mesure adaptées à vos besoins spécifiques. Nos formations sont dispensées par des experts du domaine et peuvent être certifiantes ou non, selon vos préférences. De plus, elles peuvent être subventionnées dans le cadre de programmes de développement professionnel. Rejoignez-nous pour acquérir les compétences nécessaires pour exceller en tant que secrétaire et contribuer de manière significative aux discussions et aux décisions de l’entreprise.
Nos certifications disponibles
- RNCP17791 – TP – Employé administratif et d’accueil
- RNCP31677 – TP – Gestionnaire comptable et fiscal
- RNCP 31114 : Développeur Web et Web mobile
- RNCP 34079 : Négociateur technico-commercial
- RNCP 5863 : Secrétaire assistant médico-social
- RNCP 1212 : Secrétaire comptable
- RNCP35634 : TP – Concepteur designer UI
En conclusion, la rédaction de comptes rendus de réunion clairs et complets est une compétence essentielle pour les secrétaires. En utilisant des techniques de prise de notes efficaces et en suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez contribuer de manière significative à la documentation des discussions importantes au sein de votre entreprise en 2023 et au-delà.
